Hoy en día
existen a través de Internet y teléfonos móviles multitud de herramientas y
servicios a disposición de todo aquel que las quiera usar, a coste cero o
bastante reducido y que permiten hacer casi de todo: desde consumir contenido a
gestionar información o mensajes que recorren el globo en milésimas de segundo.
Estas herramientas las usamos a nivel profesional, en nuestro día a día en la
empresa, pero también a nivel personal, para nuestro ocio y aficiones
individuales.
La evolución
que está teniendo lugar en los últimos años, nos lleva a algunos a pensar que
cada vez hay menos diferencia entre las herramientas de los ámbitos profesional
y personal. A mi concretamente, me lleva a imaginar un punto en el que apenas
hay diferencia entre ellas. En esta entrada, comento el por qué.
Una breve radiografía de la típica
estrategia en informática
La
información profesional está protegida por los acuerdos de confidencialidad,
también por la LOPD en el caso de los datos de carácter personal. Para
garantizar que esto se sigue al pie de la letra, se establecen sistemas de
control, que al final son los que “garantizan” que se extraiga información o se
haga un mal uso de la misma. Al menos, en teoría. La experiencia nos dice que
siempre existe una puerta trasera o algún contacto que sabe como saltarse o
desactivar los controles y, por ejemplo, enchufar un pendrive para meter o
extraer archivos.
La evolución
de los departamentos de informática de las pequeñas empresas y de sus usuarios
avanzados, en algunos casos van a velocidades muy diferentes, dejando a estos
últimos con nula capacidad para utilizar desde los equipos corporativos
herramientas que les permiten ser más productivos o conectar con personas o
canales de información de alto valor añadido.
Por ejemplo,
es muy habitual ver cómo los permisos de administración de los equipos impiden
instalar una simple extensión para el navegador o una aplicación, dejando al
usuario sin la posibilidad de utilizar una herramienta más completa u
obligándole a contactar con el área de informática para que se la instalen
ellos, si es que la ven procedente. Y no siempre la ven, porque los de sistemas
no siempre comprenden el alcance que pueda tener para su trabajo. A veces es
simplemente por no arriesgar y cumplir su cometido: tener contento al “amo”,
que un día dijo que no quería fugas de información ni virus en los ordenadores
de la empresa. Y bloqueando todo, más o menos lo consiguen.
Y este es uno
de los principales problemas, que la posibilidad de que un virus afecte a algún
equipo sigue siento más alta de lo deseable, sobre todo en los usuarios menos
experimentados (sí, esos que, por ejemplo, abren sin contemplaciones todo
cuanto fichero adjunto llega), y para curarse en salud, se cierran muchas
opciones que podrían resultar más que interesantes en el trabajo de los más
avanzados.
¿Qué puede hacer?
Más que abrir
el grifo y poner “barra libre para todo el mundo”, mi propuesta va por un nuevo
enfoque de la política de informática en las pequeñas empresas. Un sistema que
permita dar soporte a todos los perfiles de usuario (desde el más torpe, hasta
el más avanzado) e incluso salir de las plataformas y máquinas corporativas.
Por ejemplo,
si un usuario dispone de un smartphone, se puede pensar en que tiene una potente
herramienta (para leer y enviar email y documentos, trabajar con imágenes,
escanear papeles, comunicarse con otras personas) y que a lo mejor no le
importa utilizarla para temas relacionados con el trabajo. Incluso se pueden
pensar fórmulas mixtas, del tipo “tu pagas el teléfono y la empresa paga la
conexión de datos”, así ambas partes ganan. Una aplicación como Skype instalada
en un iPhone, puede ser un nicho de ahorro importante para las pymes en su
partida de comunicaciones.
También deben
evolucionar los acuerdos legales de confidencialidad, los cuales dicen que no
se puede extraer información de los dispositivos de la empresa. Pero tarde o
temprano se acaban saltando a la torera, cuando ni siquiera la “jornada
extendida” en la oficina resulta suficiente para sacar adelante el trabajo y
que seguir con el tajo en casa, pero sin disponer de los medios adecuados para
ello. Un pendrive el el envío de la documentación al email personal ponen
remedio al asunto de tenerla disponible en otro lugar ¿Se han enterado los del
departamento legal o informático? Si lo cazan, ¿podrían despedir al empleado
que ha hecho esto?
En sentido
contrario, de casa al trabajo, también pasa. Estás en casa relajadamente, se te
viene algo a la mente o lees un artículo que resulta de utilidad en un asunto
en el que estás trabajando y tienes que “gestionarlo” ¿Cómo? Como no hay
“conexión” entre herramientas personales (por ejemplo, Google Reader, Evernote,
Read it later,…), habrá que recurrir al típico “me lo envío por email y ya le veré
en el trabajo”. El acceso al correo web desde casa no es suficiente, deberían
abolirse las políticas “totalitarias” de bloqueo de determinadas páginas o
aplicaciones que sí que pueden ser de utilidad.
Conclusiones
Los
departamentos de informática deben evolucionar y abrir su mente a las nuevas
aplicaciones y servicios que hoy en día hay disponibles. La red está ahí, con
sus peligros y amenazas, pero también ofreciendo nuevas herramientas que
permiten a los usuarios ser más productivos y realizar mejor su trabajo.
Si la
informática es precisamente eso, una herramienta, un soporte para el negocio,
debe estar al servicio de la organización y no el revés. Usuarios esclavos de
sus máquinas a las que se les ha instalado una especie de “cloroformo en
versión software”, que las deja rendir sólo a un porcentaje ínfimo de capacidad
y requiere un esfuerzo extra por parte de la persona. La formación sigue siendo
imprescindible y la prevención también, pero sin bloquear todo cuanto bit se
mueva por el disco duro.
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